연구노트 관리 지침

제정 2015.11.10, 지침 제42호

전부개정 2016.07.14, 지침 제115호

전부개정 2016.11.05, 지침 제148호

제1장 총칙

제1조(목적) 이 지침은 울산과학기술원(이하 “울산과기원”이라 한다) 연구개발사업 수행을 통해 얻은 정보와 데이터, 노하우 등을 체계적으로 관리하고 활용하기 위하여 연구노트의 작성과 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용대상사업) 이 지침은 울산과기원에서 수행하는 국가연구개발사업에 적용한다.

제3조(적용대상자) 이 지침은 국가연구개발사업 참여연구원에 적용 한다.

제4조(정의) 이 지침에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “연구노트”란 연구자가 연구의 수행시작에서부터 연구성과물의 보고 및 발표 또는 지식재산화에 이르기까지의 과정 및 결과를 기록한 자료를 말한다.
2. “서면연구노트”란 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기재하는 연구노트를 말한다.
3. “전자연구노트”란 전자문서 형태로 내용을 기록․저장하는 연구노트를 말한다.
4. “전자문서”란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송신 또는 수신되거나 저장된 정보를 말한다.
5. “기록자”란 연구에 참여하면서 연구 수행과정과 결과를 연구노트에 직접 기재하는 사람을 말한다.
6. “점검자”란 해당 연구과제에 대해 어느 정도의 관련 지식을 가진 사람으로서 작성된 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 사람을 말한다.
7. “연구책임자”란 연구의 기획에서부터 연구성과물의 보고 및 발표 또는 지식재산화에 이르기까지의 전 과정을 총괄하는 사람을 말한다.
8. “관리부서”란 연구개발사업에 대해 연구윤리, 연구노트 발급․회수․보관 등의 관리, 지식재산권 획득․관리, 기술 이전 및 사업화 촉진에 이르는 행정 업무를 관장하는 부서를 말한다.
9. “공인전자문서센터”란 ｢전자문서 및 전자거래 기본법｣ 제2조제9항에 따라 타인을 위하여 전자문서를 보관 또는 증명하거나 그 밖에 전자문서와 관련된 업무를 수행하는 센터를 말한다.
10. “대출”이란 기록자 및 연구책임자가 기 반납한 연구노트의 활용을 위해 울산과기원이 정한 일정한 장소 밖으로 반출하는 것을 말한다.
11. “열람”이란 기록자 및 연구책임자가 기 반납한 연구노트의 활용을 위해 울산과기원이 정한 일정한 장소에서 그 내용을 확인하는 것을 말한다.

제2장 역할과 책임

제5조(총장의 역할과 책임) ① 총장은 연구노트를 연구정보 축적을 통한 연구개발과제 관리, 연구의 지속을 위한 노하우 제공 및 지식재산권 보호 등에 활용하고 소속 연구자의 통제 등의 목적으로 연구노트를 활용할 수 없다.

② 총장은 소속 연구자가 연구노트를 성실히 작성할 수 있는 환경을 조성하고, 우수 연구노트 작성자에게 인센티브 제공 등의 장려조치를 할 수 있다.

제6조(연구책임자의 역할과 책임) ① 연구책임자는 연구관리부서로부터 연구개발과제의 착수통보를 받은 즉시 연구노트 관리부서에서 연구노트를 수령 받아 과제참여자에게 지급하고 과제참여자가 연구노트를 성실히 작성․보관할 수 있도록 지도하여야 한다.

② 연구책임자는 기록자로 하여금 연구 수행과정 및 결과를 성실하게 연구노트에 기록하도록 하고 연구기간 동안 발급 받은 연구노트를 관리 및 점검하여야 한다.

제7조(점검자의 역할과 책임) ① 점검자는 연구책임자로 하며, 연구노트의 모든 기록을 주기적으로 확인하고 서명하여야 한다.

② 연구책임자는 연구의 특성을 고려하여 상위 직급자나 보직자를 점검자로 지정할 수 있다.

제8조(관리부서의 역할과 책임) 관리부서는 제4조 제8호에 의한 연구노트 관련 업무를 총괄하고 연구노트 작성 및 관리 방법 등에 관하여 소속 연구자에게 교육을 실시하여야 한다.

제3장 연구노트의 작성

제9조(연구노트의 요건) ① 서면연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 연구노트는 삽입이나 삭제가 어려운 제본된 형태의 노트를 사용하여야 한다.
2. 내용을 기재할 때에는 기록 내용이 변질되지 않고 장기간 보존이 가능한 필기구를 사용하여야 한다.
3. 연구노트의 각 장에는 쪽 번호를 매기고 여백이 있는 테두리를 두어야 하며, 기관명, 일련번호, 연구과제명, 기록한 날짜, 기록자 및 점검자의 서명 등이 포함되어야 한다.

② 전자연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 전자문서의 기록자 및 점검자의 서명 인증기능이 있어야 한다.
2. 연구기록 입력일과 시간이 자동 기록되는 기능이 있어야 한다.
3. 입력기록을 수정했을 경우 영구적으로 남는 수정표시 기능이 있어야 한다.

제10조(작성방법) 기록자가 연구노트를 작성할 때에는 다음 각 호에 따라 작성한다.

1. 정보적 가치와 증거적 가치를 모두 가질 수 있게 작성하여야 한다.
2. 연구노트 작성대상 과제에 대하여 참여자별로 별도의 연구노트를 작성하여야 한다. 단, 보안상의 이유 등으로 단일 연구과제 단위로 연구노트를 작성해야 할 경우 연구노트 앞면에 기록자의 성명 모두를 기재해야 한다.
3. 연구노트는 연구를 완성시키기 위한 일련의 계속적인 행동이 특정기간 계속되었음을 날짜와 사실로 증명할 수 있도록 매일의 연구활동을 시간 순으로 기록하여야 한다.
4. 연구수행 중에 발생되는 자료, 발명착상, 연구계획, 주석, 도면, 공식, 시험결과 등의 연구진행 및 활동 등에 관한 데이터를 제3자가 확인 및 실시 가능하도록 구체적이고 상세하게 기술하여야 한다.
5. 연구에 맞추어 기록이 유지되지 못한 경우에는 연구노트에 사유를 기재하여야 한다. 특히 연구가 실제 언제 완료되었는지를 표시하고 기록이 지연된 이유를 기재하여야 한다.
6. 기재내용의 자의적 변조가 없이 사실만을 기재하여야 한다.
7. 작성한 내용을 삭제하거나 수정하는 경우 본래의 내용이 보이게 사선을 그어 삭제 ․ 수정하고 기록자의 서명과 삭제 ․ 수정 일자를 기재하여야 한다.
8. 추가로 기입할 가능성을 배제하기 위해 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시한다.
9. 불리한 정보의 존재를 오해받지 않도록 한 페이지라도 찢어서는 안된다.
10. 연구노트에 직접 기입할 수 없는 자료는 일자 순으로 고정한 후 테두리에 서명하고 날짜를 기록하여야 한다.
11. 기록자는 본인의 서명 및 일자를 기록한 연구노트의 내용을 주기적으로 점검자에게 확인받아야 하며, 점검자는 본인의 서명과 확인한 일자를 연구노트에 기재하여야 한다.
12. 추가적으로 연구노트가 필요한 경우 관리부서에 추가 연구노트를 요구할 수 있으며, 추가된 연구노트는 최초 배부된 연구노트와 함께 연속적으로 관리하여야 한다.

제11조(전자연구노트) ① 연구내용 및 데이터를 전자문서형태로 기록하여 저장하고 검색 및 공유해야 할 필요가 높은 연구개발사업의 경우 전자연구노트를 사용할 수 있다.

② 전자연구노트는 연구관리시스템 및 성과관리시스템 등과 연동하여 운용할 수 있다.

③ 전자연구노트는 울산과기원 자체 보관소 또는 제3의 공인전자문서센터에 보관할 수 있다.

제4장 연구노트의 관리

제12조(소유) ① 연구개발사업의 수행 결과 생산된 모든 연구노트는 연구개발사업의 협약에서 별도로 정하는 경우를 제외하고 울산과기원의 소유로 한다.

② 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없으며, 해당분야의 연구 활용을 위해 사본을 소유하고자 하는 경우 관리부서로 [별표3]의 신청서를 작성하여 사전에 통보를 한 경우에 한하여 소유할 수 있다.

③ 제②항에 따라 연구자가 연구노트의 일부 또는 전체 사본을 소유하는 경우에는 참여연구원이 아닌 사람에게 이를 임의로 양도하거나 매매할 수 없으며, 참여연구원이 아닌 사람에게 열람하게 할 경우에는 그 사유를 명시하여 관리부서에 [별표3]의 신청서를 작성하여 사전에 통보하여야 한다.

제13조(보관 및 관리) ① 관리부서는 연구노트를 다음 각 호에 따라 보관･관리하여야 한다.

1. 연구노트의 보존기간은 연구의 성격에 따라 별도로 분류된 경우를 제외하고는 작성일로부터 30년으로 한다.
2. 연구자는 연구과제가 종료 또는 중단되면 작성한 연구노트를 관리부서에 [별표2]에서 정한 바에 따라 반납하여야 한다.
3. 연구자는 퇴직 시 관리부서에 연구노트를 반납하여야 하며, 휴직 및 참여변경 등의 사유가 있을 경우 해당 시점까지 작성한 연구노트를 연구책임자에게 반납하여야 한다.

② 관리부서는 연구노트의 관리대장을 구비하고, 연구노트 발급, 회수, 보관 등에 관한 사항을 관리하여야 한다.

제14조(대출) ① 연구책임자와 기록자는 독창적 지식의 전수 등 특별한 사유가 있을 시 기 반납한 연구노트의 대출을 신청할 수 있다.

② 연구책임자와 기록자가 대출을 신청하는 경우 그 기간은 [별표2]에 정한 바에 따르며, [별표3]의 신청서를 작성하여 관리부서로 제출하여야 한다.

③ 대출기간 중 연구노트는 울산과학기술원 밖으로 반출을 할 수 없으며 대출기간 종료 시 연구노트 관리부서로 반납하여야 한다.

④ 연구책임자는 대출기간 동안 연구노트를 보관하고 관리하여야 한다.

제15조(열람) ① 울산과기원이 소유한 연구노트는 관리부서의 승인을 받아 울산과기원이 정한 일정한 장소에 한하여 열람할 수 있으며, 특별한 사유가 없는 한 외부에 공개하지 않는다.

② 보관중인 연구노트는 열람등급별 열람권한 범위 내에서 열람할 수 있으며, 열람등급은 [별표1]에 따라 총장이 부여한다.

③ 총장은 열람등급별 열람권한에도 불구하고 연구노트 관리 및 활용 업무상 필요하다고 판단될 때에는 해당 부서 교직원이 연구노트를 열람 할 수 있도록 한다.

제16조(공개) 특별한 사유로 인해 총장이 연구노트를 외부에 공개하고자 하는 경우 연구위원회 심의 후 공개할 수 있다.

제17조(활용) ① 연구노트는 참여자의 보고서 및 논문 작성, 지식재산권 신청 등에 적극 활용되어야 한다.

② 특허신청, 양도, 라이선싱 계약 등을 위해 연구결과에 대한 확인요청이 있는 경우 관리부서는 연구개발에 대한 권리확보를 위해 연구노트를 적극적으로 활용하여 대응하여야 한다.

제18조(재배부) ① 기록자는 연구노트 분실․훼손 시에는 [별표2]에 정한 바에 따라 연구책임자에게 [별표3]의 신청서를 작성하여 보고하여야 한다.

② 제①항의 경우 연구책임자는 [별표2]에 정한 바에 따라 기록자가 보고한 [별표3]의 신청서를 관리부서에 제출하고, 재배부를 요구할 수 있다.

제19조(폐기) 총장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단되는 경우 또는 보존기간이 경과하기 전이라도 기술 환경의 변화에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 연구위원회 심의를 거쳐 폐기할 수 있다.

제20조(적용 특례) ① 연구책임자가 연구 정보의 기록․관리 등 의 목적으로 연구노트 발급을 희망하는 경우, 제2조의 적용대상사업에 해당하지 않는 연구개발사업도 연구노트 발급을 신청할 수 있다.

② 제①항의 경우 연구책임자는 기록자로 하여금 연구 수행과정 및 결과를 성실하게 연구노트에 기록하도록 하고 연구기간 동안 발급 받은 연구노트를 주기적으로 확인하고 서명하여야 한다.

③ 제①항의 경우 제6조 이외의 조항은 적용하지 아니 할 수 있다.

부칙(2015.11.10)

이 지침은 총장의 승인을 받은 날부터 시행한다.

부칙(2016.07.14)

이 지침은 총장의 승인을 받은 날부터 시행한다.

부칙(2016.11.05)

이 지침은 총장의 승인을 받은 날부터 시행한다.

【별표 1】

열람등급별 열람권한

【별표 2】

연구노트 관리 기간

상기 내용은 모두 사실이며, UNIST 연구노트 관리 지침을 준수할 것을 서약합니다.

I hereby certify the above information is all true and correct.

20 . .

Applicant (Sign.)

Principal investigator (Sign.)

UNIST President

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