연구노트 관리 지침

제정 2015.11.10, 지침 제42호

제1장 총칙

제1조(목적) 이 지침은 울산과학기술원(이하 “울산과기원” 이라 한다) 연구개발사업 수행을 통해 얻은 정보와 데이터, 노하우 등을 체계적으로 관리하고 활용하기 위하여 연구노트의 작성과 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용대상) 이 지침은 울산과기원에서 수행하는 연구개발사업과 연구개발사업에 참여하는 연구자에 적용 한다.

제3조(정의) 이 지침에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “연구노트” 라 함은 연구자가 연구의 수행시작에서부터 연구성과물의 보고 및 발표 또는 지식재산화에 이르기까지의 과정 및 결과를 기록한 자료를 말한다.

2. “서면연구노트” 라 함은 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기재하는 연구노트를 말한다.

3. “전자연구노트” 라 함은 전자문서 형태로 내용을 기록․저장하는 연구노트를 말한다.

4. “전자문서” 라 함은 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송신 또는 수신되거나 저장된 정보를 말한다.

5. “기록자” 라 함은 연구에 참여하면서 연구 수행과정과 결과를 연구노트에 직접 기재하는 자를 말한다.

6. “점검자” 라 함은 해당 연구과제에 대해 어느 정도의 관련 지식을 가진 자로서 작성된 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 자를 말한다.

7. “관리부서” 라 함은 연구개발사업에 대해 연구노트의 배부, 수거, 활용, 공개, 폐기에 관한 업무를 관장하는 행정부서를 말한다.

8. “공인전자문서보관소” 라 함은 「전자거래기본법」제2조제8항에 따라 타인을 위하여 전자문서를 보관 또는 증명하거나 그 밖에 전자문서와 관련된 업무를 수행하는 법인을 말한다.

제2장 연구노트의 작성

제4조(연구노트의 요건) ① 서면연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 연구노트는 삽입이나 삭제가 어려운 제본된 형태의 노트를 사용하여야 한다.

2. 내용을 기재할 때에는 기록 내용이 변질되지 않고 장기간 보존이 가능한 필기구를 사용하여야 한다.

3. 연구노트의 각 장에는 쪽 번호를 매기고 여백이 있는 테두리를 두어야 하며, 기관명, 일련번호, 연구과제명, 기록한 날짜, 기록자 및 점검자의 서명 등이 포함되어야 한다.

② 전자연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.

1. 전자문서의 기록자 및 점검자의 서명 인증기능이 있어야 한다.

2. 연구기록 입력일과 시간이 자동 기록되는 기능이 있어야 한다.

3. 입력기록을 수정했을 경우 영구적으로 남는 수정표시 기능이 있어야 한다.

제5조(작성방법) ① 기록자가 연구노트를 작성할 때에는 다음 각 호에 따라 작성한다.

1. 정보적 가치와 증거적 가치를 모두 가질 수 있게 작성하여야 한다.

2. 연구노트 작성대상 과제에 대하여 참여자별로 별도의 연구노트를 작성하여야 한다.

3. 연구노트는 연구를 완성시키기 위한 일련의 계속적인 행동이 특정기간 동안 계속되었음을 날짜와 사실로 증명할 수 있도록 매일의 연구활동을 시간 순으로 기록하여야 한다.

4. 기록자는 연구수행 중에 발생되는 자료, 발명착상, 연구계획, 주석, 도면, 공식, 시험결과 등의 연구진행 및 활동 등에 관한 데이터를 제3자가 확인 및 실시 가능하도록 구체적이고 상세하게 기술하여야 한다.

5. 연구에 맞추어 기록이 유지되지 못한 경우에는 연구노트에 사유를 기재한다. 특히 연구가 실제 언제 완료되었는지를 표시하고 기록이 지연된 이유를 기재하여야 한다.

6. 기재내용의 자의적 변조가 없이 사실만을 기재하여야 한다.

7. 작성한 내용을 삭제하거나 수정하는 경우 본래의 내용이 보이게 사선을 그어 수정하고 서명과 일자를 기재하여야 한다.

8. 추가로 기입할 가능성을 배제하기 위해 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시한다.

9. 불리한 정보의 존재를 오해받지 않도록 한 페이지라도 찢어서는 안된다.

10. 연구노트에 직접 기입할 수 없는 자료는 일자 순으로 고정한 후 테두리에 서명하고 날짜를 기록하여야 한다.

11. 보안상의 이유 등으로 필요한 경우에는 총장의 승인을 득한 후, 단일 연구과제 단위로 연구노트를 작성할 수 있다. 이 경우 노트 앞면에 모든 사용자의 이름을 기재하여야 한다.

12. 기록자는 점검자로 하여금 주기적으로 연구노트의 내용을 확인시키고 해당란에 이름을 기재하고 서명 및 일자를 기록하게 하여야 한다.

13. 연구노트 작성 시 추가적으로 연구노트가 필요할 경우에는 관리부서에 통보하여 추가배부를 요구 하여야 한다. 추가된 연구노트는 최초 배부된 연구노트와 함께 연속적으로 관리되도록 하여야 한다.

제3장  연구노트의 관리

제6조(점검자) ① 점검자는 연구책임자로 하며, 연구노트의 모든 기록을 주기적으로 확인하고 서명하여야 한다.

② 연구책임자는 연구의 특성을 고려하여 상위 직급자나 보직자를 점검자로 선정할 수 있다.

제7조(역할) ① 총장은 연구노트를 연구정보 축적을 통한 연구개발과제 관리, 연구의 지속을 위한 노하우 제공 및 지식재산권 보호 등에 활용하고 소속 연구자의 통제 등의 목적으로 연구노트를 활용할 수 없다. 또한 소속 연구자가 연구노트를 성실히 작성할 수 있는 환경을 조성하고, 우수연구노트 작성자에게 인센티브 제공 등의 장려조치를  할 수 있다.

② 총장은 연구노트의 지급, 보관 및 관리업무를 총괄하고 연구노트 작성 및 관리 방법 등에 관하여 소속 연구자에게 교육을 실시하여야 한다.

③ 연구책임자는 연구관리부서로부터 연구개발과제의 착수통보를 받은 즉시 연구노트관리부서에서 연구노트를 수령 받아 과제참여자에게 지급하고 과제참여자가 연구노트를 성실히 작성․보관할 수 있도록 지도하여야 한다.

④ 연구자는 제반 연구 수행과정 및 결과를 성실하게 연구노트에 기재하고 관리하여야 한다.

제8조(소유) ① 연구개발사업의 수행 결과 생산된 모든 연구노트는 연구개발사업의 협약에서 별도로 정하는 경우를 제외하고 울산과기원의 소유로 한다.

② 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없으며, 해당분야의 연구 활용을 위해 사본을 소유하고자 하는 경우 관리부서의 허가가 있는 경우에 한하여 소유할 수 있다.

③ 제2항에 따라 연구자가 연구노트의 일부 또는 전체 사본을 소유하는 경우에는 이를 임의로 타인에게 양도하거나 매매할 수 없으며, 열람하게 할 경우에는 그 사유를 명시하여 관리부서에게 열람 사실을 확인받아야 한다.

제9조(보관 및 관리) ① 관리부서는 연구노트를 보관하고 관리할 책임이 있다.

② 연구노트는 다음 각 호에 따라 보관․관리하여야 한다.

1. 연구노트의 보존기간은 연구의 성격에 따라 별도로 분류된 경우를 제외하고는 작성일로부터 30년으로 한다.

2. 연구자는 연구과제가 종료 또는 중단되면 작성한 연구노트를 관리부서에 즉시 제출하여야 한다.

3. 연구자는 퇴직, 휴직 및 참여변경 등의 사유가 있을 경우 해당 시점까지 작성한 연구노트를 관리부서에 반납하여야 한다.

③ 관리부서는 연구노트의 관리대장을 구비하고, 사본의 회수와 폐기 등에 관한 사항을 정하여야 한다.

제10조(열람 및 공개) ① (열람) 울산과기원이 소유한 연구노트의 열람은 관리부서의 승인을 받아 울산과기원 내에서 열람할 수 있으며, 특별한 사유가 없는 한 외부에 공개하지 않는다. 단, 보관중인 연구노트는 울산과기원이 정한 일정한 장소에 한하여 열람할 수 있다.

② 보관중인 연구노트는 열람등급별 열람권한 범위 내에서 열람할 수 있으며, 열람등급은 별표1에 따라 총장이 부여한다.

③ 총장은 열람등급별 열람권한에도 불구하고 연구노트 관리 및 활용 업무상 필요하다고 판단될 때에는 해당 부서 교직원이 연구노트를 열람 할 수 있도록 한다.

④ 관리부서는 연구노트의 열람대장을 구비하여 열람사항을 관리하여야 한다.

⑤ (공개) 특별한 사유로 인해 총장이 연구노트를 외부에 공개하고자 하는 경우 연구위원회 심의 후 공개할 수 있다.

제11조(활용) ① 연구노트는 참여자의 보고서 및 논문 작성, 지식재산권 신청 등에 적극 활용되어야 한다.

② 연구결과에 대한 특허신청, 양도, 라이센싱 계약 등을 위해 연구결과에 대한 확인을 하는 경우 보관활용부서는 연구개발에 대한 권리확보를 위해 연구노트를 적극적으로 활용하여 대응하여야 한다.

제12조(분실 및 재배부) ① 기록자는 연구노트가 분실되지 않도록 유의하여야 하며, 분실 시에는 연구책임자에게 서면으로 보고하여야 한다.

② 제1항의 경우 연구책임자는 관리부서에 연구노트 분실 결과를 통보하고 재배부를 요구할 수 있다.

제13조(폐기) ① 총장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단되는 경우 또는 보존기간이 경과하기 전이라도 기술환경의 변화에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 이를 폐기할 수 있다.

② 제1항에 따라 총장이 연구노트를 폐기하고자 하는 경우 ‘연구위원회’ 를 통해 이를 심의한 후에 폐기하여야 한다.

제14조(전자연구노트) ① 연구내용 및 데이터를 전자문서형태로 기록하여 저장하고 검색 및 공유해야 할 필요가 높은 연구개발사업의 경우 전자연구노트를 사용할 수 있다.

② 전자연구노트는 연구관리시스템 및 성과관리시스템 등과 연동하여 운용할 수 있다.

③ 전자연구노트는 울산과기원 자체 보관소 또는 제3의 공인전자문서보관소에 보관할 수 있다.

부칙

이 지침은 총장의 승인을 받은 날부터 시행한다.

【별표 1】

열람등급별 열람권한

열람 등급	등급 기준	열람 권한
A	․ 연구노트의 내용이 대외로 유출될 경우 기관의 know-how 축적 및 재산적 가치에 대한 중대한 영향을 미칠 것으로 예상되는 것 또는 유사분야의 연구에 적용이 가능한 핵심적인 내용이 기술된 것	․ 기록자 및 연구책임자
B	․ 연구기관의 know-how로서 재산적 가치가 큰 기술에 대한 내용을 기술한 것으로, 자체보호를 위해 열람범위를 가급적 최소한 시킨 것	․ 기록자 및 연구책임자 ․ 기록자 소속 부서장
C	․ 연구기관의 know-how로서 재산적 가치가 있는 내용을 기술한 것	․ 기록자 및 연구책임자 ․ 기록자 소속 부서장 ․ 기록자 부서의 상위 부서장
D	․ 연구노트의 기재내용에 대하여 별도의 보호조치가 필요치 않은 것	․ 교직원 및 연구원